Электронная исполнительная документация: почему папки со сканами бывает недостаточно
Обновлено 25 октября 2026 года. Правовые положения приведены по состоянию на эту дату.
Подрядчик прислал ссылку на папку со сканами и сообщил, что электронная исполнительная документация передана. Но заказчик не может проверить подписи, найти последнюю версию акта или выгрузить комплект после отключения доступа. Количество PDF-файлов ещё не показывает, пригоден ли такой комплект для приёмки и дальнейшего хранения.
Электронный документооборот начинается с согласованного порядка работы. Нужны подходящие форматы, уполномоченные подписанты, проверяемые подписи и сохранность документов. Программа помогает выполнить эти требования, но сама по себе их не заменяет.
Чем электронный документ отличается от скана
Скан воспроизводит бумажную страницу. Электронный документ существует в электронной форме; порядок его оформления и подписания определяется применимыми требованиями. Если на изображении видна рукописная подпись, это ещё не означает, что получен документ, подписанный электронной подписью нужного лица.
При этом сканы не становятся бесполезными. Они могут передавать сведения, подтверждать переписку и использоваться как копии. Вопрос в другом: что именно стороны обязались передать и позволяет ли полученный файл выполнить эту обязанность. Нельзя объявлять любой PDF недействительным только из-за его расширения.
Бумага или электронный вид: проверьте исходное решение
Пункт 1 порядка по приказу Минстроя № 344/пр предусматривает ведение ИД на бумаге либо в форме электронных документов по решению перечисленных в нём участников, в том числе застройщика и технического заказчика. Электронный вариант без бумажного дублирования связан с выполнением требований пунктов 4, 5 и 9 порядка. ГОСТ Р 70108-2025 действует с 1 октября 2025 года и описывает формирование и ведение электронной ИД.
Это не основание утверждать, что бумажная документация повсеместно запрещена. Для конкретного проекта проверяют закон, договор, принятое решение и требования к объекту. Если стороны перешли в систему в середине строительства, отдельно определяют, что делать с уже подписанными бумажными экземплярами.
Что должно быть в электронном комплекте
| Проверка | Что нужно выяснить |
|---|---|
| Документ | Вид, объект, участок работ, номер, дата и актуальная версия. Приложения должны соответствовать этому документу. |
| Подписи | Кто подписал, каким видом подписи, можно ли проверить её вместе с исходным файлом и полномочиями представителя. |
| Формат | Есть ли применимая действующая XML-схема; если её нет — какой формат предусмотрен пунктом 5 порядка. |
| Передача | Что именно стало доступно получателю, когда и в каком статусе. Ссылка на пустую папку не подтверждает состав комплекта. |
| Хранение | Как сохранить документы, подписи и необходимые сведения после окончания работ, смены системы или закрытия учётной записи. |
Не выбирайте формат только по удобству
По пункту 4 порядка электронной ИД предусмотрены XML-файлы, кроме ситуации, указанной в пункте 5. Для документа нужно проверить наличие нужной схемы на официальном сайте Минстроя, дату её размещения и введения в действие. Формат проверяют по виду документа и моменту его подготовки; версия программы не заменяет такую проверку.
Если подходящая XML-схема отсутствует, пункт 5 предусматривает другие форматы в зависимости от содержания: текст, графика или модель. С 1 марта 2026 года в нём также действуют положения о форматах цифровых информационных моделей и инженерной цифровой модели местности. Это не делает IFC обязательным для каждого акта скрытых работ.
Статья не содержит каталога действующих XML-схем: перед формированием конкретного документа их проверяют отдельно. Пересохранение уже подписанного файла ради нового формата может нарушить проверку подписи. Порядок исправления и повторного подписания нужно согласовать до массового преобразования комплекта.
Картинка подписи не заменяет проверяемую подпись
Пункт 4 предусматривает усиленную квалифицированную подпись либо определённую им усиленную неквалифицированную подпись, связанную с установленной государственной инфраструктурой. Пересказ «подойдёт любая неквалифицированная подпись» неточен. Удобная кнопка согласования в программе тоже не всегда равнозначна предусмотренному порядком подписанию документа.
Сохраните результат проверки и сведения, позволяющие установить подписанта. Отдельно проверяются его полномочия на соответствующую дату. Право зайти в систему и право подписать акт за организацию — разные вопросы. Передавать коллеге чужой ключ или подписывать от имени отсутствующего специалиста нельзя считать нормальным способом замещения.
Самая частая проблема возникает при уходе из системы
Работы закончены, тариф больше не оплачивается, сотрудник увольняется — и доступ к комплекту теряется. До этого момента стоит проверить выгрузку на небольшом контрольном наборе: открываются ли документы, сохраняются ли подписи и приложения, понятна ли история версий, можно ли установить связь файла с объектом.
Пункт 9 порядка по приказу № 344/пр предусматривает условия хранения электронных документов, включая сохранение подлинности, целостности и доступности. Поэтому вопрос нельзя сводить к скачиванию красивой печатной формы. Порядок передачи, доступ после прекращения договора и действия при смене оператора закрепляют в договорных документах.
Что поручить юристу, а что — специалисту системы
Техническая команда проверяет работу подписей, форматов, выгрузок и резервного копирования. Юрист сопоставляет этот процесс с договором: кто формирует документы, кто предоставляет доступ, как подтверждается получение, кто устраняет замечания и что происходит после прекращения отношений. Для доказательств передачи полезна инструкция по фиксации состава и получения ИД.
Перед переходом на электронное ведение пришлите регламент системы, договор и пример комплекта с приложениями. ЮРЛА поможет согласовать юридические условия в рамках сопровождения исполнения договоров. Техническое внедрение и проверка программного продукта обсуждаются с профильными специалистами.
Перед выдачей доступа участникам проверьте полномочия представителей, которые будут подписывать документы.
